Ce que ça veut dire pour votre entreprise
La finalité, c'est l'objectif précis pour lequel vous collectez une donnée. « Gérer les rendez-vous clients », « établir la paie », « répondre aux demandes de devis » sont des finalités. « Au cas où », « pour plus tard », « parce que le formulaire le demandait » n'en sont pas.
Ce principe a des effets très concrets : il interdit de collecter plus que nécessaire (un formulaire de devis n'a pas besoin de la date de naissance), et il interdit de réutiliser des données pour autre chose que prévu (le fichier des salariés ne devient pas une liste de diffusion commerciale). Chaque fiche de votre registre commence par là : pourquoi ce traitement existe-t-il ?
Ce que dit la loi
L'article 5.1.b du RGPD exige des finalités « déterminées, explicites et légitimes », et l'article 5.1.c impose la minimisation : ne collecter que les données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ». Ces deux principes vont ensemble : une finalité claire délimite naturellement les données à collecter — et la durée pendant laquelle les garder.
Par où commencer
- Formulez chaque finalité en une phrase simple, compréhensible par un client : c'est le test de l'explicite.
- Passez vos formulaires en revue : chaque champ demandé sert-il vraiment la finalité affichée ?
- Une nouvelle utilisation des données = une nouvelle finalité = une mise à jour du registre.